La gestión del tiempo no es una meta en sí misma, sino
una herramienta que te permitirá lograr tus metas y objetivos. Así que a partir
de ahora, te recomiendo que cambies tu forma de expresarte, y en lugar de preguntarte
“cómo puedo organizar mejor mi tiempo”, te hagas la siguiente pregunta: ¿Cómo
puedo organizar mejor mi tiempo para lograr mis metas u objetivos” lo que sea.
Quizás tu meta sea emprender tu propio negocio, o tener más tiempo para pasar
con tu familia, o conseguir ingresos extra para pagar tus deudas, terminar una
formación académica, o encontrar un nuevo hogar para ti y tu familia.
No importa cuál sea tu meta, lo importante es que la
tengas clara, te enfoques en ella al máximo y que uses tus nuevos conocimientos
sobre cómo organizarte mejor para acercarte cada vez a esta meta.
Esa es la mentalidad que necesitarás practicar para
realmente lograr hacer cambios significativos en tu vida. Porque puedes
aprender a convertirte el mejor organizando tu tiempo, pero si no utilizas para
lo que de verdad importa, para lo que realmente deseas mucho conseguir,
entonces te pasarás la vida siendo muy productivo, haciendo muchas cosas, pero
siendo muy infeliz también. Así que recuerda, no pierdas el foco, haz más con
menos tiempo, pero siempre en dirección de lo que quieres conseguir.
Apreciado lector, para empezar a mejorar tu
organización del tiempo y lograr tus objetivos, es muy importante que aprendas
a establecer prioridades y seas más efectivo a la hora de acercarte a ellas.
¿Esto qué significa?
Para ayudarte a entenderlo mejor voy a compartirte un
cuento que hace una analogía muy buena acerca de este tema de aprender a
priorizar y gestionar el tiempo.
¿Cómo Organizar tu Tiempo?
EL TARRO Y EL MAESTRO
Un día, un viejo maestro fue contratado para dar una
formación sobre la planificación eficaz de su tiempo a un grupo de 15 ejecutivos
de grandes compañías norteamericanas.
El maestro les miró, y les dijo “Vamos a hacer un
experimento”. De debajo de la mesa, el profesor sacó un inmenso tarro de vidrio
que puso delicadamente en frente suyo.
Luego sacó alrededor de varias piedras grandes y
las depositó cuidadosamente, una por una en el gran tarro. Cuando el recipiente
se llenó hasta el borde y era imposible agregarle una sola piedra más, levantó
lentamente los ojos hacia sus alumnos y les preguntó:
“¿les parece que el tarro está lleno?”
Todos respondieron: “Sí.”
Esperó unos segundos y agregó: “¿Están seguros?”
Entonces, se agachó de nuevo y sacó de una bolsa
muchas piedrecillas. Con mucho cuidado las agregó y sacudió ligeramente el
tarro.
Las pequeñas piedras se infiltraron entre las grandes…
hasta el fondo del tarro. El viejo maestro levantó nuevamente los ojos hacia el
grupo y reiteró su pregunta:
“¿les parece que el tarro está lleno?”
Esta vez su brillante grupo comenzó a entender…Uno de
ellos respondió: “¡Probablemente no!”
“Bien”, respondió el viejo profesor.
Se agachó nuevamente y esta vez sacó de debajo de la
mesa otra bolsa con arena y la agregó la arena al tarro. La arena rellenó los
espacios existentes entre las piedras y las piedrecillas.
Una vez más, preguntó: “¿Os parece que el tarro está
lleno?”
Esta vez sin pensarlo dos veces y en coro, los
brillantes alumnos, respondieron: “¡No!”
“¡Bien!”, respondió el viejo profesor.
Así que el hombre cogió la botella de agua que estaba
sobre la mesa y llenó el tarro hasta el tope. El viejo maestro levantó entonces
los ojos hacia su grupo y preguntó:
“¿Qué nos demuestra esta experiencia?”
El más audaz respondió: “Esto demuestra que incluso
cuando creemos que nuestra agenda está llena, si lo deseamos realmente, podemos
agregar más citas, más cosas para hacer.”
El profesor respondió: “No es eso. La gran verdad que
nos muestra esta experiencia, es la siguiente: Si uno no mete las piedras grandes
primero en el tarro, jamás podría hacer entrar el resto después.”
¿Cuál es la moraleja de este cuento?
Aprende a priorizar las cosas que realmente son
importantes para ti y para lograr esas metas que tanto deseas.
Si ahora mismo tienes un gran proyecto entre manos, y
deseas conseguirlo con todo tu ser, pero sientes que no te da el tiempo, porque
debes atender un montón de otras cosas “urgentes”, entonces lo que necesitas es
hacer un cambio de paradigma. La razón por la cual no logras encontrar tiempo
para lograr esa meta, no es porque NO
tienes Tiempo, sino porque no estás
sabiendo priorizar tus tareas.
Se trata de que cambies tu mentalidad, y bloquees en
tu agenda, tiempo para avanzar en tu gran proyecto cada día, o cada semana. Y
esa es tu prioridad. Después, con el resto del tiempo que te quede harás todo
lo demás, tal y como lo venías haciendo hasta ahora. Pero debes asegurarte de
colocar las piedras grandes primero, de lo contrario nunca lograrás alcanzar
tus metas.
Y como esto es más fácil decirlo que hacerlo, por eso
vas a conocer los 5 pasos que puedes seguir para lograrlo:
#1. Despeja tu mente
La razón por la cual te cuesta tanto priorizar es, en
parte, porque todo el rato vienen a tu cabeza pensamientos acerca de lo que
debes hacer hoy, o mañana o antes del fin de semana, etc.
Pensamientos del tipo, tengo que acordarme de salir a
hacer la compra, tengo que limpiar la ropa para que no se me acumule tanto, que
no se me olvide comprar tal cosa que necesito, a ver si encuentro un rato
después de comer para enviar ese email a mi jefe, etc. Todos esos pensamientos
inundan tu mente, y por un lado, no te dejan enfocarte del todo en lo que estás
haciendo, por otro lado, actúan metiéndote presión y aumentando tus niveles de
estrés, y eso es lo que no puede ser porque se convierte en un hábito y un
círculo vicioso del que es muy difícil salir, hasta que no cambias tu forma de
pensar y actuar. Y, por último, al no tener la mente despejada, tampoco tienes
tiempo para tener ideas nuevas, para encontrar nuevas soluciones, para probar a
hacer las cosas de forma distinta, etc.
#2. Anota tus Pensamientos e Ideas.
Para ayudarte a despejar tu mente, es muy recomendable
también que utilices libretas, aplicaciones móviles o carpetas de tu ordenador
para anotar e incluso hacer listas con todas esas tareas que vienen a tu cabeza
en forma de pensamientos del tipo: “tengo que hacer…” “debo terminar…”
“necesito tener hecho…”, etc.
De esta manera, no solo despejas tu mente volcando
esos pensamientos al papel, sino que además rebajas la presión porque sabes que
una vez anotadas, ya no te vas a olvidar de las mismas, y por fin, tu mente
puede enfocarse y concentrarse mucho más en lo que está haciendo.
Así que, habilita espacios para anotar tus
pensamientos e ideas acerca de todas las tareas que deberías hacer. Para ello,
debes empezar con algo fácil. Tener alguna app en el móvil donde apuntarlo
todo, porque hoy en día llevamos el móvil a todas partes y así te aseguras de
no perderte ninguna idea, estés donde estés. Hoy en día existen muchas apps
para ello como evernote, simplenote, google keep y demás.
También puedes usar el papel, yo la verdad soy más de
papel, pero en este caso lo que debes hacer es asegurarte de organizar todas
tus notas, de lo contrario más que ayudarte a despejar tu mente, te volverás
loco ya no con tus pensamientos, sino con tus notas.
#3. Organiza tus Notas
Para que todas esas notas llenas de ideas, tareas
pendientes, y demás, no se te acumulen debes organizarlas. Y ese sistema de
organización puede ser todo lo complejo o todo lo sencillo que puedas. Es decir,
si aún no tienes ninguno lo hagas lo más sencillo posible y organices 3
categorías de notas:
1. Las notas relacionadas con tu gran proyecto u objetivo. Aquí
estarían tus ideas e inspiraciones y tareas relacionados con ese proyecto,
aquello de lo que necesitarás hacer enfocarte para poder llevarlo a cabo, etc.
Todo lo que pase por tu cabeza y tenga que ver con ese proyecto lo pones en
esta categoría de nota o en esa libreta o clasificador. (Si tienes varios
proyectos pues tendrías una categoría o libreta para cada proyecto).
2. La segunda categoría será para
todas esas cosas que no son ni tan importantes ni tan urgentes, pero
que debes o quieres hacer, y para las que no tienes una fecha límite todavía,
como por ejemplo comprar un traje nuevo, recoger un paquete, etc.
3. Y por último, ten una categoría también para todas esas notas que no
encajan en las categoría anteriores. Como por ejemplo para guardar
algún que otro pensamiento sobre proyectos nuevos que aún no sabes si llevará a
cabo o no. O sobre ideas de viajes para posibles vacaciones, o sobre algún
libro que te gustaría leer algún día. Todo eso que se te pasa por la cabeza y
no quisieras que se te olvide pero que todavía no sabes si será importante o
no, o si la realizarás algún día o no.
#4. Ahora te toca Planificar
Aquí es donde cobra más importancia cambiar tu forma
de pensar para poder establecer tus prioridades y conseguir cada día o cada
semana avanzar en dirección a tu gran meta o proyecto, para cambiar tu vida.
Así que, cuando vayas a planificarte, y tomes tu
agenda para anotar lo que debes hacer ese día, o en la semana, en lugar de
revisar tus notas e ir apuntando todo lo que tienes que hacer. Detente un
momento y toma esa carpeta de notas que hiciste con todas las ideas y tareas
que debes ir haciendo para lograr hacer realidad ese proyecto que cambiará tu
vida.
Ahora, escoge cuáles son las tareas de ese proyecto
que como mínimo te propones realizar esa semana (o ese día). Y bloquea en tu
agenda un espacio de tiempo para esa tarea. Recuerda, primero debes poner las
piedras más grandes, y luego la arena se asentará a su alrededor.
Mi consejo es que, realices esa tarea importante de tu
proyecto a primera hora del día o a principios de la semana, porque así, pase
lo que pase después, lo importante estará hecho.
¿Qué
cambios necesitas hacer?
Necesitaras
levantarte antes por las mañanas, para dedicarle una hora de todos los días a
tu proyecto.
Bloquear
una mañana a la semana para dedicársela entera a tu proyecto.
Dejar
de hacer horas extra para poder dedicar las tardes a tu proyecto.
Necesitas
dejar de participar en alguna actividad social para dedicar tiempo a tu
proyecto.
Toma
tu agenda en blanco, y empezar por hacerle hueco a tu proyecto. Luego pon el
resto de cosas alrededor.
#5. Actúa en consecuencia
Pasa a la acción. Conviértete en esa persona que
quieres ser, que has planificado ser y sigue tu plan. Mira tu agenda y ejecuta
lo previsto en ella.
Recuerda que aquí es donde entras al ruedo. Aquí es
donde vas a encontrarte con obstáculos. Te enfocaras e iniciaras con tu
proyecto y de pronto, tu hijo, o tu jefe, o tu pareja o tu madre querrán
sacarte de ahí, y pedirte que hagas otra cosa.
O bien, tu mente empezará a meterte presión y a
decirte – oye, tienes que ir al supermercado antes de que cierre… y cosas así.
¿qué deberás hacer entonces? Volver al punto 1 y 2: deberás despejar tu mente
de esos pensamientos para enfocarte en realizar lo que tienes planificado y
sabes que debes hacer.
Confía en tu planificación. Y si ves que algo se te
olvidó ya te ocuparás de ello más adelante. Nada es más importante que tu
proyecto, nada importa más que caminar
en la dirección de lo que quieres llegar a ser.
Así que, si has planificado bien, confía en tu plan, réstale
atención a todo aquello que te distraiga, que te aleje de lo que sabes que
debes hacer.
Si eres capaz de aprender a priorizar y por
consiguiente de dejar para después el resto de cosas de tu día o semana, nada
podrá impedir que logres tus más altas metas y cambies tu vida para siempre.
¡Así que tranquilo, enfócate, concéntrate y
simplemente hazlo!
Recibe un abrazo de mi parte.
Psi. Rayan Muepaz
Contactos:
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